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マンション管理組合で保管している設計図面や書類の電子化 1

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マンション管理組合で保管している設計図面や書類の電子化 1

マンション管理組合で保管している設計図面や書類の電子化

管理会社経由だったり、管理組合の理事の方が直接だったりとお問合せのご担当者はいろいろですが、マンション管理組合様からの見積もり依頼がよく寄せられます。マンションが建ってから10年以上経つと書類の保管場所の問題が出てくることが多いようです。

今回はマンション管理書類の電子化のメリットをあげていきたいと思います。

電子化のメリット① 保管スペースの縮小!

まず一つ目は、言うまでもなく保管スペースの縮小です。議事録や修繕記録など年々増加する書類のスペースを確保し続けるのは一苦労ですが、電子化をすればDVDサイズまで縮小できます。

スペースの有効活用

電子化のメリット② 担当が変わっても引き継ぎがスムーズ!

二つ目は、引き継ぎのしやすさです。理事会メンバーや管理会社の担当者は入れ替わるもの。それに伴い、保管場所があいまいになるリスクがあります。
弊社が見積もりで現地訪問させてもらったマンション様でも、管理人室、エントランスに設置された棚、各階の階段下など、何箇所にも分かれて保管されてました。こちらのマンション様は、どこに何があるかが比較的整理され、引き継ぎされているようでしたが、やはり年月経過に伴い、煩雑になってしまう危険性は否めません。

電子化のメリット③ 劣化や防災への対策!

三つ目は、破損や劣化への備えです。地震や浸水への備えとして電子化が有効なのは、どの業種・業界にも言えることですが、加えて、マンションの設計図面は経年劣化しやすいため、特に早めの電子化がおすすめされます。また、電子化により修繕時の業者への図面貸し出しや複製が簡単に行えるというメリットもあります。

次の回では弊社が行うマンション管理の書類スキャニングを紹介したいと思います。

 

⇒スキャニング事例:B0サイズまで対応!大判図面の電子化について

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