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電子帳簿保存法

電子帳簿保存法の改定履歴

 電子帳簿法の改正により、企業における証憑書類(領収書、請求書等)の取り扱いが大きく変わろうとしてます。
 1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、これまでにも幾度かの改正が行なわれてきましたが、予想に反して普及が進みませんでした。
 しかし、この度の改定によって、一気に普及が進むことが予想されています。
 その最も大きな要因となりそうなのは、「タイムスタンプの要件緩和」と「電子取引データ書面保存廃止」です。

1998年制定 電子帳簿保存法開始。国税関係帳簿の電子保存が可能になる
2005年 電子帳簿保存法スキャナ保存制度開始。電子署名が必要かつ3万円以下の国税関係書類に限定
2015年 3万円未満の金額基準撤廃、電子署名も不要に。定期検査などの適正事務処理要件が追加
2016年 デジカメやスマホも対象に。証憑を受け取った本人がスキャンする場合は自署が必要
2019年 過去分の重要書類も税務署に届出すれば対象に
2020年 コーポレートカード等キャッシュレス決済の場合は領収書不要に
2021年 タイムスタンプ要件緩和、適正事務処理要件廃止、検索要件の緩和、電子取引データ書面保存廃止
2021年 ⇛⇛⇛⇛⇛ 飛躍的な普及促進の年になることが予想されている

今回の改正ポイント

  改正ポイント 改正内容  
1 事前承認制度の廃止 事前承認制度の廃止 税務署長の事前承認制度が廃止されました。現行の運用開始3ヶ月前までの申請が不要になり、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトやスキャナ等を導入次第、電子保存を開始できるようになりました。
2 タイムスタンプ要件の緩和 付与期間が3営業日以内
↓2ヶ月+7営業日以内
要件を満たせば、タイムスタンプ不要
タイムスタンプ付与期間が3営業日以内から最長2ヶ月+7営業日以内にまで緩和されました。また、スキャニング時の自署が不要になりました。訂正または削除のログを確認できるシステムを利用した場合、タイムスタンプが不要になりました。
3 検索要件の緩和 「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つのみ 検索要件が「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つのみに変更されました。ダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定および項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要になりました。
4 スキャナ保存後原本の廃棄が可能 スキャナー保存後、書面原本を破棄可能 相互けん制・定期検査および再発防止策の整備の要件が廃止になりました。スキャナ保存後、書面とデータの同等確認を行えば、すぐに書面原本を破棄できるようになりました。
5 電子取引データの書面保存が廃止 電子取引の情報は電子データでの保存が義務化 電子取引の情報を書面で出力して電子データでの保存に代えることができなくなりました(重要)。電子取引の情報は電子データでの保存が義務化され、違反すると青色申告の承認の取消対象となり得ます。
6 不正に厳しい措置(重加算税+10%) 改ざん等の不正は重税加重 保存要件が緩和される代わりに、不正に対して厳しい措置が整備されることになりました。電子データに関連して改ざん等の不正があった場合には、通常の重加算税の税率にさらに10%が加重されます。

 注目すべき点は、2番のタイムスタンプ要件の規制緩和です。
 これまでは、スタンプ付与期間が3営業日以内という短期間でした。
 この短期間で、スキャニング及び認定タイムスタンプを付与するのは、中小企業においてはほぼ不可能でした。

 しかし、この機関が2ヶ月と7日という期間に大幅に緩和されましたので、内製化やアウトソーシングが可能になります。
 また、要件を満たせば、認定タイムスタンプが不要にもなりました。

 次に3番の検索要件の緩和です。3項目をファイル名に付与すれば、この要件を満たすことになります。

 しかし、5番の項目が新たに要件として入りました。これまで電子取引での証憑(例えばPDFの領収書等)を、印刷して保存することが認められていましたが、印刷保存が不可となりました。

事業所の選択について?

証憑書につきましては、事業所にその選択肢を持たされていますが、紙での保存を選択すると、証憑管理が「紙」「電子データ」と二系統となり、管理が煩雑になることが予想されます。

一方スキャナ保存する場合、ほとんどの事業所によっては新しい作業となりますので、内製化のプロセスを構築するかアウトソーシングするかの選択になります。

スキャナ保存を選択

内製化を選択した場合、もう一つクリアしなければならない要件があります。認定タイムスタンプを付与するか、データの訂正削除記録な残るシステムを利用するか、訂正削除ができないシステムを利用することが義務付けられています。
事務処理規定の設置によって、上記システムの代替えする事も可能となっていますが、出し入れの都度申請書の作成や管理者の確認等が必要になりますので、多くの運用工数が良そうされます。

国税庁 各種規程等のサンプル
https://www.nta.go.jp:/low/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.html

アウトソーシングした場合、認定タイムスタンプ付与までしておけば、システム導入や、事務処理規定の設置、運用に関する要件を解除することができます。この選択判断は、事務所によって様々どと思われますが、認定タイムスタンプ付与まですることによって(費用の確定)、システムの初期費用、その後のシステムの固定費をゼロにすることがきます。また規定に従った運用管理の工数(費用)も不要となります。