スッキリ隊

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テレワークの課題と解決方法 《その4》

約 2 分
テレワークの課題と解決方法 《その4》

それでは、それぞれの課題解決にあたって、もう少し具体的に説明致します。

D.未来発生する紙文書

1:どの時点で電子化するかを決める
 a.文書に追記や修正がなされなくなった時点で電子化する
 b.時期を決めて定期的に電子化する
 c.BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)で外部委託する
aは現在もっともアクセスしたい文書が電子化されていないという事になるかもしれませんが、過去物についてはアクセスができます。
bは追記や修正後に電子化データの更新が必要になります。
cは費用対効果の測定が必要になります。

テレワーク
【画像1】

2:誰が電子化するかを決める
 a.作成者が電子化する
 b.電子化担当者を決めて、担当者が電子化する
 c.外注業者
 aは最もリードタイムを短くできる可能性はありますが、属人化する部分が多くなりますので徹底しないというリスクもあります。
 bはシステム化しやすい面もありますが、リードが長くなるリスクがあります。
  c は費用対効果の測定が必要になります。


 また、スマホなどで利用できる「スキャナーアプリの活用」も課題解決の鍵となるかもしれませんので、是非検討してみましょう。(リンクを張ってください→コンテンツ6の「スキャナーアプリの活用」)

3:電子化した文書をどのように運用するかを決める
 a.ファイルサーバーで運用する
  ア.オンプレミスサーバーで運用
  イ.クラウドストレージで運用
 b.文書管理ソフトなどで運用する
  ア.パッケージソフトで運用
  イ.業務に特化したソフトをスクラッチ開発して運用
 小さい組織や、文書量が少ない組織においてはaの運用で十分かもしれません。しかし、それなりの組織で文書量が多い場合は、文書管理ソフトを使用することをお勧め致します。
 利点は、捨てる仕組みを作れることで、文書をため込まなくなりますので、ストレージを常に最小化する事ができます。結果的に検索時間の削減やコストカットに貢献します。またセキュリティ対策としても効果的な運用になります。

(その5)

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