スッキリ隊

書類・文書・図面スキャニングサービス

文書管理ができない理由・失敗するケースと成功へのヒント

約 4 分
文書管理ができない理由・失敗するケースと成功へのヒント

文書管理ができない理由・失敗するケースと成功へのヒント

「目の前にある紙文書を捨てたいけど、念のために書庫や机に保管する。。。」
「紙文書が机や書庫に溜まっていく一方、使用する頻度は少なくても捨てられないままの紙文書」

皆様、こんにちは、スキャニングのプロ女子集団のスッキリ隊です。
スッキリ隊は、過去の紙文書に困っている企業や組織のお悩みを解決してきました。

スッキリ隊の特徴

そこで、皆様に大きなヒントになる事例を紹介します。

「とにかくスキャニングして紙文書を電子化すればいい!」
と思われている管理者が多く存在していました。

それは、今まで紙文書で管理していた企業が大半でしたので仕方ないことでした。
なんでもかんでも紙文書の電子化のメリットだけを鵜呑みにしてしまって。。。。
失敗し、スッキリ隊に相談という・・・流れが多くありました。

もし、あなたが、過去の紙資料の選別・整理や、電子化した文書の運用イメージも決めずに
「ペーパーレス宣言」!と旗を振って進めようとしているのであれば、
この記事をヒントにしてください。

その前に、
文書管理のメリット1 | メリット2 | メリット3

文書管理で失敗しないための大きな3つのチェック

文書管理で失敗しないようにするためには、たった3つのチェックをする必要があります!

(1)過去の紙文書を選別する!
(2)電子化した文書の運用を考える(文書管理のプロに相談)
(3)社員でやってみるというチャレンジの場合とアウトソーシングの比較

この3つだけはチェックしましょう!日常業務に差し障りなくできる最低限のチェック項目です。

過去の紙文書を選別する!

①捨ててもいい紙文書
②捨てない方がいいと思われる紙文書
③捨てられない紙文書

と、紙文書を選別するのが好ましいですが、

この選別が出来ないから紙文書が多く存在して管理ができなくなっている方も多くいると思います。

または、

①忘れた頃に一回以上は探している紙文書
②いつも探している紙文書
③ほとんど見ない紙文書

と、業務上の判断で選別することで整理しましょう!
そして、何枚ぐらいになりそうかを、試算しましょう。

電子化した文書の運用方法を考える(文書管理のプロに相談)

電子化した後の文書を、どのように整理し運用するかイメージしましょう!

「簡単に検索ができるので便利」とか抽象的ではなく、「1年前のこと(忘れた頃)で、問合せがあった時、探し出すことができ、迅速に○○対応ができる」という具体的なイメージを持ち、運用ルールまで考えましょう!

文書管理システム導入すれば問題ないという考えはNGです!!
システムが全てをやってくれるワケではありません。あくまでもツールという考えを絶対に忘れないで下さい。

社員でやってみるというチャレンジ と アウトソーシングの比較

御社にあった費用対効果の発揮する手法を検討しましょう!
選別した紙文書のどれをプロに任せるか、
どれを社員で電子化するかなどの・・・・試算をしましょう。

 

スキャニングのプロ集団 スッキリ隊では

電子化したい紙文書の選別や運用方法のヒアリングをして、
紙文書の実態や状況、総数調査。


そして御社にとって改善効果の高い紙文書の電子化の提案。
今後の文書管理サイクル管理などのアドバイスなど、
文書情報管理士、ITコーディネーターが無料で相談を受け付けています。

文書情報管理士とは?

※ご依頼の時期が重なる場合が多いので、時期をずらすと費用対効果が絶大かもしれませんよ。。。
ご相談は、お早めに・・・・

これが賢い紙資料の電子化につながります。ぜひ、ヒントにして下さい。

スッキリ隊に関するお問い合わせ

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株式会社ユウトハンズ 担当:石岡
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