電子化の流れ｜依頼から納品まで
本記事では、精神科医療機関様向けに、カルテ電子化の流れについてご説明します。
「実際に依頼するとどのように進むのか」
という点は、特に不安を感じやすいポイントです。
ここでは、ご相談から納品までの一般的な流れをご紹介します。
① ご相談・ヒアリング
まずは現在の状況をお伺いします。
・カルテの量（段ボール何箱程度か）
・貼り付け資料や長尺記録紙の有無
・入院記録の有無
詳細が分からない場合でも問題ありません。
② 概算見積もり
ヒアリング内容や資料の写真をもとに、概算のお見積もりをご案内します。
この段階で、おおよその費用感や進め方を把握できます。
③ 箱詰め・お引き取り（自社便）
ご依頼確定後、カルテの箱詰めおよびお引き取りを行います。
スッキリ隊では、
・スタッフによる箱詰め対応
・自社便による引取
を行い、第三者を介さない形で安全に搬送します。
④ 前処理（準備作業）
スキャニング前に、資料を作業しやすい状態に整えます。
・貼り付け資料の解体
・ホチキス外し
・資料の仕分け
精神科カルテでは、この工程が非常に重要です。
⑤ スキャニング（電子化）
専用機器を使用して、カルテをPDFデータ化します。
・向き補正
・画質調整
・見やすさの最適化
などを行い、実用性の高いデータに仕上げます。
⑥ OCR処理
スキャンしたPDFには、OCR処理を行います。
これにより、活字部分については検索が可能になります。
※手書き文字については、検索対象外となる場合があります。
スッキリ隊では、OCR処理を無料でご提供しています。
⑦ データ整理・ファイル命名
電子カルテとの連携や運用を考慮し、
・患者ID
・カルテ番号
などに基づいたファイル名を設定します。
⑧ 納品
電子化されたデータを納品します。
・PDFデータ
・指定形式での整理
など、ご要望に応じて対応可能です。
⑨ 原本の返却・溶解廃棄
電子化後のカルテは、
・ご返却
・一定期間保管
・溶解廃棄
など、ご希望に応じて対応します。
溶解廃棄にも対応しているため、情報管理の観点からも安心してご利用いただけます。
作業中の対応について
作業中に確認が必要な資料が発生した場合も、
状況に応じて対応いたします。
精神科カルテにおいても、運用に配慮した進め方が可能です。
安心してご依頼いただくために
スッキリ隊では、
・スタッフによる直接対応
・自社便による搬送
・Pマークに基づく情報管理
・実績に基づく作業体制
を整え、セキュリティを重視した電子化を行っています。
まずはご相談ください
「どのくらいの期間がかかるのか知りたい」
「自院のケースで対応可能か確認したい」
そのような場合でも問題ありません。
資料の写真をお送りいただければ、概算のお見積もりも可能です。
まずはお気軽にご相談ください。
