歯科カルテ電子化の流れ｜依頼から納品まで
本記事では、歯科診療所様向けに、カルテ電子化の流れについてご説明します。
「電子化したいが、実際にどう進むのか分からない」
というご不安をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
ここでは、ご相談から納品までの一般的な流れをご紹介します。
① ご相談・ヒアリング
まずは現在の状況をお伺いします。
・カルテの量（段ボール何箱程度か）
・保管状態（バラ・製本など）
・運用方法（電子カルテの有無など）
この段階では、詳細が分からなくても問題ありません。
② 概算見積もり
ヒアリング内容や資料の写真をもとに、概算のお見積もりをご案内します。
この時点で、おおよその費用感や進め方を把握することができます。
③ お引き取り（自社便）
ご依頼が確定しましたら、カルテをお預かりします。
スッキリ隊では、自社便による引取・返却を行っており、重要書類を安全に搬送できる体制を整えています。
④ 前処理（準備作業）
スキャニングの前に、作業しやすい状態に整えます。
・ホチキス外し
・付箋整理
・資料の仕分け
この工程が、仕上がりの品質に大きく影響します。
⑤ スキャニング（電子化）
専用機器を使用して、カルテをPDFデータ化します。
必要に応じて、
・解像度調整
・向き補正
・画質調整
などを行い、見やすいデータに仕上げます。
⑥ OCR処理
スキャンしたPDFデータには、OCR処理を行います。
OCR処理とは、画像化された文字情報を読み取り、検索可能な状態にするための処理です。
これにより、活字部分については全文検索が可能になります。
ただし、手書き文字については正確な認識が難しいため、主に活字部分が検索対象となります。
スッキリ隊では、このOCR処理を無料でご提供しています。
⑦ データ整理・ファイル命名
電子カルテとの連携を考慮し、
・患者ID
・カルテ番号
などに基づいたファイル名を設定します。
これにより、実際の運用で使いやすいデータとなります。
⑧ 納品
電子化されたデータを納品します。
・PDFデータ
・指定形式でのデータ整理
など、ご要望に応じて対応可能です。
⑨ 原本の返却または保管
電子化後のカルテは、
・ご返却
・一定期間保管
・廃棄対応（ご相談）
など、ご希望に応じて対応いたします。
作業中の対応について
電子化作業中であっても、
・急患対応で必要なカルテ
・緊急で確認したい資料
などが発生した場合は、優先的にスキャンし、迅速にPDFデータとしてご提供いたします。
診療に支障が出ないよう配慮しながら進めることが可能です。
安心して進めていただくために
スッキリ隊では、
・自社便による安全な搬送
・Pマークに基づく情報管理
・実績に基づいた作業体制
を整え、安心してご依頼いただける環境を整えています。
まずはご相談ください
「どのくらいの期間がかかるのか知りたい」
「自院のケースで対応可能か確認したい」
そのような場合でも問題ありません。
資料の写真をお送りいただければ、概算のお見積もりも可能です。
まずはお気軽にご相談ください。
